我們為何拖拖拉拉以及如何不再犯

幫助你今日事今日畢的簡單工具
By PETR LUDWIG 及 ADELA SCHICKER

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PHOTO: GETTY IMAGES

如果閣下說服不了自己去把該做或想做的事做起來,那就表示你有喜歡拖延的情況。拖拖拉拉的人會放着要事不做,淨忙些雞毛蒜皮的小事。 典型的拖延者可能花費過多時間賴床、看電視、打電動、查臉書、吃東西 (即使並不餓)、過分勤於打掃,或是在辦公室裏走來走去。之後則無力感再次襲來,滿心內疚及失落——又渾渾噩噩地過了一天。這種情節聽起來是不是很熟悉?

懶人即使啥都不做也覺得無所謂。拖延的人不同,他們確實想做事,偏偏就是提不起勁。他們真心想履行責任,只是不知如何着手。

但也不要把拖延和放鬆混為一談。放鬆可以幫助人恢復活力;相反地,拖延只會消耗精力。精力越少,越有可能推拖職責,日復一日,一事無成。

我爸常說:「彼得,你需要學會對自己下命令。」而我總是回答:「爸, 你是什麼意思?我有告訴自己該做什麼,只是沒聽進去而已。」

羅馬哲學家塞內卡也曾警告世人:「當我們把時間浪費在猶豫不決與拖延上,生命也正悄悄流逝。」一語道盡學習克服拖延的習性有多重要。

在針對拖延行徑所做的研究當中,有一項最為廣泛的統合分析顯示,缺乏聆聽自我的能力很可能是拖拖拉拉的主因。這種能力在學術上稱為自我調控。

自我調控是指有意識地掌控情緒的能力。這種能力越強,越可能完成要求自己的事,也越能抵制誘惑、減少拖延。而且近期的研究顯示,人的意志力如同肌肉,可以透過訓練加以強化。

為了克服拖延造成的停頓,我們需從設定最低標準開始。養成新習慣的關鍵在於循序漸進,並持之以恆重複練習,而不在於建立了多少個習慣。

養成新習慣的關鍵在於循序漸進, 並持之以恆重複練習,而不在於建立多少個習慣。

學習一種新習慣時,透過逐步增加強度,可以強化意志力。在慢慢提高標準的過程中,意志力也會隨之增強;而意志力越強,越容易克服更多障礙。

學習早起、健康飲食、規律運動或戒除惡習,都可以從逐步建立習慣着手。微幅調整比驟然改變更容易接受,也更容易維持,因此成功機率更高。同時,由於我們做每件事情所使用的意志力肌肉都一樣,如果為了達成某項目標而訓練意志力,未來也能將訓練成果運用在其他事情上。

如何做「今日待辦事項」清單?

以下十條守則能大幅提升我們每天能夠處理的工作量。

  • 羅列出要做的事項

拿出一張白紙,寫下自己一天內所有想做的事。賦予每項工作一個具體名稱,有助於想像該任務需要做什麼,從而減少對它的排斥感。例如,相較於抽象的「水電工」,稱之為「 聯絡水電工」,就比較不會產生負面感受。當我們能想像出一項工作的內容,對未知與不確定的恐懼就會消失。

  • 分解大任務,合併小任務

每項工作應在三十到六十分鐘內完成。如果有更複雜的工作項目(例如「寫書」),應該將之切分為幾組較小的任務(例如「寫兩段」)。龐雜的工作很容易讓人想逃避,只要把大型任務分解成數個小型任務,就能大幅減少對這些工作的反感。

  • 極小任務

(如「寫一封電子郵件」)應該合併成一件較大的任務(如「寫所有的電郵」或「寫二十封最重要的電郵」)。批次處理相關工作,讓注意力不必老是在不同任務之間切換,心流(編按:指做事時全神貫注、忘我的狀態)就不會被打斷。

  • 以不同顏色標示優先順位

用紅色圈圈標示最需要優先處理的工作(重要又緊急);藍圈標示次要的工作(重要但不急);綠圈標示可以最後完成的工作(即使不做世界也不會崩解,但如果能完成更好)。

  • 規畫好一天的工作順序

用箭頭把一天的工作項目串連起來,應該依完成任務的最佳順序來決定路線。一天之始認知資源還很充沛,所以先做最難、且最需要優先處理的工作。在完成較難的工作之後,安排輕鬆的任務;在必須動腦的創意型任務之後,安排一些例行性工作。我們設計的「路線」是克服決策停頓的關鍵。確立工作順序後,一整天都毋須再花時間思考這一刻該做什麼。

拖延會加重你的心理負擔,降低效率。 – GETTY IMAGES
  • 估計所需時間

要為每項任務規畫好工作時間,設定何時開始、何時結束。我們必須像跟別人有重要約會一樣,遵守自訂的時間計畫。剛開始預估可能不太準確,但熟能生巧,會越來越準。為每項任務預設確切的起始時間,會讓人更可能實際動手去做。

  • 一次只專注做一件事

一旦開始進行某項工作,就要全神貫注。可以關閉電郵通知,把手機調成靜音模式,或請同事別來打擾。清理工作空間也能減少分心。當你專注於一項任務時,會發現自己更容易進入心流狀態,而你所創造的平靜的空間也將幫助這種狀態不受干擾。

  • 學習何時停止

完成一項工作後,畫條線把它從待辦清單上槓掉,象徵任務完成。有些人不僅難以動手開始工作,連結束也有困難。當你第一次完成了所有任務,把完全槓掉的本日待辦清單握在手中,就會明白這個步驟有多重要。

  • 恢復腦力

在兩項工作之間安排短暫休息,藉此消除疲勞、恢復活力。一旦走到每日工作路線的箭頭處,就做點幫助意志力恢復的事,例如到街頭散散步、去公園走走,或吃點水果,好讓大腦休息一下。如果剛完成的是創意類的任務,休息時可做點手工。休息時間可能只有數分鐘,但可以幫助人維持注意力和精 神直到傍晚。一天當中規律且適時地休息,可有效預防疲勞。

  • 培養列今日待辦清單的習慣

每天晚上列出隔日的待辦事項,是最理想的。你會發現知道明天一切都已安排妥當,晚上會睡得更好。也可以每天早上起床後先做。而在每日待辦清單的最後一項,不妨寫上:列出明天的待辦事項清單。

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